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Conseils de collaboration | AUGI – Le plus grand groupe d’utilisateurs CAO et BIM au monde

Arrière

16 septembre 2016

Ce mois-ci est consacré à la collaboration et les professionnels de la CAO, les concepteurs, les architectes et les ingénieurs s’en occupent régulièrement. Qu’est-ce que la collaboration ? Bien qu’il existe de nombreuses définitions, elles appartiennent à peu près à l’une des deux catégories, et ce premier hit que j’ai choisi en ligne les résume de manière concise :

  • Action de travailler avec quelqu’un pour produire ou créer quelque chose.
  • La coopération traîtresse avec un ennemi.
  • Même si parfois nous ne sommes pas d’accord avec nos clients, consultants ou collègues, je pense que le meilleur choix des deux ci-dessus serait #1. Donc, « collaborer », c’est travailler avec d’autres dans le but final de produire ou de créer quelque chose.

    Dans n’importe quelle industrie, qu’il s’agisse de la fabrication, de l’automobile ou de l’industrie de l’architecture, de l’ingénierie et de la construction (AEC), des dessins sont créés afin de montrer comment un produit final doit être construit. Ces dessins sont ensuite partagés et coordonnés avec plusieurs parties au cours du processus de conception afin d’obtenir leur contribution et leur aide – c’est la collaboration.

    Le processus de collaboration nécessitera l’utilisation de divers produits pour réussir et le produit que beaucoup utilisent pour produire leurs dessins est AutoCAD®. Ceci est important à mentionner, car il s’agit d’une colonne AutoCAD.

    Comme nous le savons tous, la collaboration ne se limite pas à la simple création de dessins. Les dessins créés doivent être partagés avec les différentes parties impliquées dans le processus de conception et d’approbation. Bien que ce type de travail se produise dans de nombreuses industries, pour faciliter la description et les exemples, cet article sera basé sur la collaboration sur un projet de construction et nous discuterons de quelques autres éléments utilisés conjointement avec AutoCAD.

    Dans un projet de construction, l’équipe qui collaborera est généralement composée d’un architecte (généralement le responsable), d’ingénieurs civils, mécaniques, électriques, de plomberie et de protection incendie, d’architectes d’intérieur, d’entrepreneurs, de fournisseurs, de vendeurs et bien sûr du bâtiment. propriétaire – celui pour lequel tout le monde travaille en fin de compte.

    Pour s’assurer que le projet est un succès, dans le cadre du processus de collaboration, il y aura beaucoup d’échanges et de partage de données physiques et électroniques. Les données électroniques, qui sont généralement composées d’e-mails, de feuilles simples, de calendriers de projet, de spécifications et, surtout, des fichiers de dessin réels, peuvent être partagées via diverses méthodes. Ces méthodes et la façon dont les fichiers sont (ou doivent être) partagés sont abordés dans cet article.

    En 30 ans de travail dans l’industrie de la conception de bâtiments, j’ai vu une énorme évolution dans la façon dont les dessins sont créés (mylar et nappes avec barres à épingles et dos collants, c’est là que j’ai commencé) ainsi que dans la façon dont ils sont partagés. L’époque des dessins à la main sur des disquettes ou des CD-ROM est pratiquement révolue ; même les sites FTP sont rares de nos jours. Parmi les technologies actuellement disponibles, le moyen le plus courant de partager les données électroniques est le courrier électronique et les sites de partage en ligne (dans le cloud) tels que Dropbox, Sharefile, Justcloud, Hightail et, bien sûr, les propres services cloud d’Autodesk, A360. Chaque méthode et service a ses propres avantages et fonctionnalités, certains étant davantage axés sur la partie partage de la collaboration.

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    Du point de vue de l’industrie AEC, où la majeure partie de nos conceptions est réalisée à l’aide de produits Autodesk tels que Revit® ou AutoCAD, il semblerait que A360 serait la voie à suivre. Mais comme je travaille actuellement avec une petite entreprise et des clients qui gèrent des projets impliquant des délais d’exécution rapides et généralement moins d’une centaine de dessins, je vois la plupart des collaborations se faire par e-mail et Dropbox.

    Quel que soit le système ou la technologie utilisé, certains concepts et procédures clés doivent être suivis pour assurer la réussite du processus global de collaboration. Deux de ces concepts sont la communication et la coordination.

    la communication

    De loin, certaines des plus grosses erreurs commises sur les projets sont dues au manque de bonne communication. Quelqu’un n’a pas demandé, quelqu’un n’a pas dit, ou quelqu’un a supposé que c’était compris ou de notoriété publique. En collaboration, la communication est ce qui fait avancer le projet. Les listes de contrôle et les questionnaires sont d’excellents moyens de commencer les communications initiales. Quelles sont les attentes de l’équipe par le propriétaire, l’architecte et les autres membres de l’équipe ? Quel est le programme ? Quels sont les livrables ? Qu’est ce qui a changé? Tout le monde doit être conscient de ce qui se passe sur le projet et des attentes du client. Lors de la communication avec l’équipe, il est préférable d’avoir une sur-communication que d’en manquer.

    Coordination

    Une fois que la majorité des données sont rassemblées, ce qui semble souvent être quelques jours avant la date d’échéance du projet, elles doivent être partagées et coordonnées avec le reste de l’équipe. Les changements de configuration des murs ou de l’espace, de nouveaux équipements, des dispositions d’éclairage révisées ou une myriade d’autres éléments doivent être communiqués à toute l’équipe afin de s’assurer que rien n’est manqué. Parfois, le chef d’équipe, qu’il s’agisse de l’architecte, du chef de projet ou de l’entrepreneur général sur les projets de conception-construction, sait exactement qui inclure lors du partage des modifications. Et parfois, pas tellement. Si vous êtes le responsable et que vous ne savez pas qui ou ce que les changements affecteront, informez tout le monde. Cela revient à la communication.

    E-mail

    L’e-mail reste de loin la méthode de communication la plus courante dans le monde des affaires, et même avec ses limites, c’est l’un de vos outils les plus puissants pour maintenir l’équipe à jour.

    Le courrier électronique n’est pas la meilleure méthode pour partager des fichiers volumineux, mais il est encore couramment utilisé comme méthode unique pour envoyer et demander des mises à jour de fichiers. Bien que cela devienne de moins en moins un problème de nos jours, de nombreux fournisseurs de messagerie ainsi que certains serveurs d’entreprise ont des limitations de taille de pièce jointe. C’est frustrant et peut conduire à une diminution des fichiers envoyés pour limiter ce casse-tête, ce qui entraîne une diminution des informations fournies ou un raz-de-marée d’e-mails individuels afin de faire distribuer tous les fichiers.

    A lire :  Apprendre AutoCAD à partir de la vidéo SourceCAD

    Si vous envoyez toujours des fichiers par e-mail, vous pouvez réduire la taille des pièces jointes en les compressant dans un fichier zip. Sous Windows, il suffit de sélectionner vos fichiers, de cliquer avec le bouton droit de la souris et de choisir « Envoyer vers un dossier compressé (zippé) ».

    Joignez ensuite le fichier ZIP compressé à votre e-mail.

    Si vous envoyez des fichiers DWG, assurez-vous de vérifier et de purger les fichiers avant de les envoyer. Si vous rencontrez des problèmes pour réduire la taille de vos fichiers, consultez les articles de février 2014 et juillet 2015 sur le « nettoyage du dessin » et la « purge du dessin » dans AUGIWorld pour obtenir de l’aide supplémentaire. Lorsque vous nettoyez vos dessins, ne sautez pas les xréfs et assurez-vous de les inclure dans votre ZIP.

    AutoCAD a un outil pour faire un tas de cela pour vous et plus encore. En utilisant la commande eTransmit, que vous pouvez saisir ou accéder via votre menu déroulant Fichier, vous pouvez faire purger, auditer et compresser vos fichiers dans un ZIP pour envoi. Si vous avez un client qui utilise une ancienne version d’AutoCAD, vous pouvez même convertir automatiquement les fichiers en une version utilisable via des configurations de transmission personnalisées.

    Remarque : si vous n’utilisez pas eTransmit, pour vous épargner du travail supplémentaire, vous pouvez simplement créer un brouillon d’e-mail avec les liens vers les outils de visualisation/conversion d’Autodesk : http://www.autodesk.com/products/dwg/viewers. Je recommande régulièrement « DWG TrueView ».

    Serveur Cloud

    Si vous partagez vos fichiers de projet via l’un des services cloud, vous pouvez faire certaines choses pour faciliter la tâche de votre équipe. L’un est la façon dont vous configurez votre structure de dossiers et le nom de votre projet.

    Choses à faire:

    • Créez une structure qui permet une hiérarchie organisée des métiers, des révisions, etc.
    • Créez un nom de projet qui convient à tout le monde. Par exemple, nommer votre dossier partagé « Fichiers de projet » ou « Dessins pour les consultants » peut être très déroutant lorsque ce partage apparaît dans une liste de 20 autres dossiers dans un service tel que Dropbox ou Sharefile.
    • Utilisez un nom de projet descriptif tel que ce qui est sur le cartouche du plan.
    • N’utilisez pas de numéro de projet interne, qui n’a aucune signification pour les autres membres de l’équipe : ils ont leurs propres numéros de projet.

    Voici quelques exemples de partages qui se sont affichés dans ma liste Dropbox ou Sharefile. Si vous effectuez généralement le partage, mettez-vous à l’autre bout et vous comprendrez peut-être pourquoi certains noms de dossiers peuvent prêter à confusion.

    Quelques politesses

    Faites savoir à tout le monde ce qui a changé. Lorsque vous apportez des modifications, développez une méthode de suivi, puis envoyez ces informations avec les mises à jour des dessins. Ceux d’entre nous qui ont été brûlés parce qu’on nous a dit que « nous venons de déplacer une porte » (et nous lui avons fait confiance) ont trouvé des moyens de trouver ce que les changements impliquent réellement. Envisagez d’envoyer un PDF avec les zones brouillées et commentées ou ajoutez-le aux dessins sur un calque séparé. C’est beaucoup plus efficace que ce qui équivaut essentiellement à une chasse aux œufs de Pâques du côté du récepteur DWG.

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    Des mises à jour rapides rendent le processus de collaboration plus fluide. Il n’est pas nécessaire d’envoyer un nouvel arrière-plan, une nouvelle section ou une nouvelle élévation à chaque fois que vous effectuez une modification, mais de même, n’attendez pas l’après-midi avant qu’un travail ne soit envoyé et envoyez toutes les modifications apportées cette semaine à inclure dans votre équipe. dessins finaux.

    Fournissez plus qu’un fichier d’arrière-plan et un cartouche. Notez qu’une grande partie du travail d’un projet, qu’il s’agisse de travaux mécaniques, d’éclairage, d’électricité, de plomberie, de protection contre les incendies, de structure, d’aménagement paysager ou d’intérieur, ressemble beaucoup au vôtre. Il s’installe dans un monde 3D ; c’est-à-dire qu’il est affecté par les sections et les élévations, à la fois intérieures et extérieures, les plans de toit et les détails, pas seulement dans les plans d’étage et les plans de plafond réfléchis. Il n’est pas nécessaire d’avoir un modèle BIM pour collaborer avec succès sur un projet, mais un bon « ensemble » de dessins peut le faire fonctionner. Ainsi, lorsque vous envoyez des mises à jour, assurez-vous d’envoyer au moins des fichiers PDF de vos derniers dessins avec vos mises à jour d’arrière-plan. Si vous ne savez pas quoi envoyer, demandez simplement. Cela peut être surprenant, mais lorsque j’ai demandé des sections et des élévations pour la coordination, certaines personnes m’ont en fait demandé pourquoi nous en avions besoin.

    Au cours d’un projet, il est très courant qu’un architecte/propriétaire ait besoin de plusieurs ensembles d’examens pour examen et/ou approbation par le propriétaire, mais il semble de plus en plus que les consultants ne reçoivent pas de copie à moins qu’ils ne le demandent spécifiquement. Ces ensembles d’examen devraient être à l’avantage de tous.

    La collaboration est un effort d’équipe, et parfois ce sont les petites choses que nous faisons qui peuvent faire une énorme différence. Lorsqu’il s’agit de collaborer avec l’équipe, le chef d’équipe donne le ton. Que ce soit le bon.

    Si vous voulez plus de détails ou avez un commentaire, n’hésitez pas à m’envoyer un email à walt@functionsense.com.

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